Če ste izbrali prave načine in metode privabljanja kandidatov za prosto delovno mesto (septembrska številka revije), lahko pričakujete precej prijav. Izjema so seveda deficitarni poklici - zidar, mizar, železokrivec, varilec,... Na osnovi prispelih vlog, prijav, ponudb ali ustne informacije sta selekcija in dokončni izbor kadrov naslednji korak v procesu zaposlovanja. Gre za najbolj odločilno aktivnost v procesu zaposlovanja. Če smo zgrešili in se odločili za napačnega človeka, smo naredili »največjo mogočo napako«. Namesto da bi dobili novega delavca, ki bo kar največ prispeval k razvoju in rasti podjetja in kakovostno opravljal zadane naloge, smo lahko dobili človeka, ki: - ni sposoben opravljati zahtevanih del v okviru naših pričakovanj; - se nikakor ne more vključiti v okolje (oddelek); - deluje destruktivno in demotivacijsko; - veliko govori, a malo naredi; - se ne zna prilagajati nenehnim spremembam; - ima neprimerne osebnostne lastnosti. V srednjem ali velikem podjetju pomeni en novi zaposleni delavec le nekaj stotin od vseh zaposlenih. Če gre za »napačnega človeka«, se to nekako skrije v množici drugih, vendar je najbolj vidno v okviru njegovega oddelka. Tudi če gledamo stroškovno, tak človek pomeni le majhen odstotek stroškov vseh delavcev. V malem podjetju, na primer s sedmimi zaposlenimi, je to kar 15 odstotkov. V podjetju s tremi zaposlenimi pa pomeni napačna odločitev pravo katastrofo. Posebno pa je zgrešena odločitev nevarna, kadar gre za vodstvene (na vseh ravneh) in za strokovne delavce. Prav zato se moramo selekcije kandidatov in dokončnega izbora lotiti nadvse resno in strokovno. V srednjih in malih podjetjih imajo ponavadi svojo kadrovsko službo s kadrovskim strokovnjakom. Če je nimajo ali če je podjetje majhno, je zelo priporočljiva pomoč zunanjih strokovnjakov s tega področja. Lastniki (ki so v večini majhnih zasebnih podjetij tudi direktorji) zasebnih podjetij, ki so nastala v obdobju tranzicije, se v večini primerov prvič srečujejo z vlogo selekcije in izbora novih sodelavcev. Tega v prejšnji službi (v prejšnjem družbenem sistemu) ponavadi niso počeli, zato nimajo dosti izkušenj in zelo malo prakse na tem področju. Ko se s tem srečujejo prvič, si ponavadi mislijo, da gre za preprosto opravilo. Ko se zmotijo v prvem in morda pri drugem človeku, se začnejo zavedati, da so to zelo zahtevni postopki, ki se jih morajo naučiti, ali pa si priskrbeti dodatno strokovno pomoč. Pri tem so njihove predstave in zahteve glede novega delavca mnogokrat »skrajno nerealne«. To izhaja iz njihovega nepoznavanja sistema izobraževanja, trga delovne sile ter razmer na njem, nepoznavanja delovno-pravne zakonodaje in nerealnega definiranja zahtev delovnega mesta ter vedenjske sistematizacije delovnega mesta. Ali se je delodajalec odločil za pravega človeka, spozna po nekaj tednih ali mesecih. Obdobje, v katerem se vsak človek dokončno »razkrije in pokaže svoj pravi jaz«, pa je eno leto. Prav zaradi tega je danes večina zaposlitev sklenjena za določen čas. Če organizacija nima več nadaljnjih naročil ali se delodajalec in delavec osebnostno in značajsko "ne ujameta", delavcu po preteku dela za določen čas delovno razmerje preneha. Vrne se na zavod za zaposlovanje, kjer uveljavlja pravice, ki mu iz naslova brezposelnosti še pripadajo. METODE IZBIRE KANDIDATOV Število prijav na razpisano delovno mesto je veliko, včasih skoraj preveliko. Kako se lotiti velikega kupa prijav? Najprej moramo prebrati vse prispele prijave in morebitne priloge (življenjepis, priporočila, spričevala). Na osnovi tega prijave razdelimo na neustrezne (ki ne izpolnjujejo osnovnih formalnih pogojev) in ustrezne. V nadaljevanju še enkrat preberemo ustrezne prijave in se odločimo, katere kandidate bomo povabili na osebni pogovor - intervju. Prva faza selekcije je analiza prijav - prošenj. Poleg vsebine in formalnih pogojev povesta precej o človeku oblika in način pisanja prošnje. Že iz nje dobi bralec prvi vtis o kandidatu. Kandidatova prošnja je namreč njegov poslovni dopis, njegova predstavitev, njegov »oglasni plakat«, njegova slika. Tako izbrano skupino kandidatov (od 5 do 10) nato pisno povabimo na prvi osebni pogovor. Osebni zaposlitveni pogovor - intervju je najpogostejša metoda, ki se uporablja pri postopku izbire med kandidati. Gre za prvi osebni stik s potencialnimi novimi sodelavci. Prav zaradi tega naročite kandidate posamezno na vsake pol ure. Poskrbite, da v tem času ne boste moteni in se boste lahko popolnoma posvetili zaposlitvenemu pogovoru. V manjšem podjetju se bo s kandidatom pogovarjal sam direktor. Če bo delavec delal v oddelku, ki ima svojega vodjo, mora biti pri pogovoru navzoč tudi on, saj bo vodja oddelka neposredni nadrejeni novemu sodelavcu. Zato mu je gotovo veliko do tega, da spozna kandidate in pove svoje mnenje o njih. V večjih podjetjih, ki imajo svojo kadrovsko službo, pa bodo prvi izbor in (morda) uvodni pogovor opravili strokovni delavci te službe. Nato bodo vodji oddelka, ki potrebuje novega delavca, predstavili prispele prošnje ter svoj predlog, koga naj bi poklicali na zaposlitveni pogovor. V tem primeru bo pri pogovoru poleg kadrovika sodeloval vodja oddelka in po potrebi direktor. To je odvisno od razpisanega delovnega mesta. Če gre za strokovno, vodilno ali vodstveno delovno mesto, bo pri pogovoru seveda navzoč tudi direktor. VRSTE POGOVOROV V praksi lahko uporabljamo različne vrste zaposlitvenih pogovorov (po Bodganu Lipičniku): Neposredni intervju - z njim naravnost povprašamo po vseh podatkih formalnega tipa, ki jih nismo dobili na osnovi kandidatove prijave. To vrsto intervjuja lahko zamenja izpolnjevanje standardnega, že vnaprej pripravljenega vprašalnika. Podrobni intervju - sestavljajo ga zelo podrobna vprašanja, ki zanimajo izpraševalca. S temi vprašanji intervjujanca prisilimo, da pove svoje mnenje o postavljenih vprašanjih. Na tak način skušamo zvedeti kaj več o načinu razmišljanja in tudi obnašanja ter komunikacijskih sposobnostih kandidata. Pri panelnem intervjuju povabimo k pogovoru še druge sodelavce (iz oddelka, za katerega iščemo novega sodelavca) in jim damo možnost postavljanja vprašanj. Takšen pogovor omogoči, da se potencialni novi sodelavec osebno spozna s člani določenega oddelka. Oni pa imajo možnost kandidata povprašati, opazovati njegovo komuniciranje ter si ustvariti vtis o njem. Z nestrukturiranim intervjujem kandidatu postavljamo nekonvecionalna vprašanja, s katerimi mu sugeriramo določene vsebine, ki jih mora komentirati. Ta vrsta intervjuja je primerna za izbiro potencialnih vodij. Najlaže se v tem slogu pogovorimo s kandidatom, če mu predočimo zgodbo (primer) iz podjetja in ga prosimo, naj komentira, kako bi ravnal, ali, kaj pomeni zanj ta situacija. Globinski intervju je intervju, ki se navadno uporablja za ugotavljanje kandidatovih mnenj, nagnjenj in namer. Lahko ga vprašamo, kaj misli, zakaj ga vse to sprašujemo, kako si zamišlja svojo prihodnost in prihodnost podjetja, če bo sprejet. Ta intervju je uporaben predvsem pri izbiri visoko strokovnih in vodilnih delavcev. Stresni intervju - uporabljamo ga, če želimo ugotoviti, kako se kandidat znajde v neprijetnih okoliščinah. Takšen intervju je uporaben le, če kandidatovo delo vključuje potrebo po iznajdljivosti. V zaposlitvenih pogovorih nemalokrat kombiniramo različne vrste intervjujev, glede na potrebe. Ne glede na vrsto intervjuja pa mora izpraševalec biti dobro pripravljen ter si vse odgovore in svoja opažanja skrbno zapisovati. NAJPOGOSTEJŠA VPRAŠANJA Kakšna so najpogostejša vprašanja, ki jih zastavljamo kandidatom? Prvo mogoče vprašanje je: Povejte kaj o sebi. Kandidatu damo možnost, da svoje znanje, izkušnje in spretnosti opiše. Pri tem opazujemo njegovo obnašanje, govor in govorico telesa. O njem si ustvarimo svoj vizualni vtis. Med pripovedovanjem kandidatu zastavimo še podvprašanja o stvareh, ki nas podrobneje zanimajo. Nato sledijo vprašanja po vsebinskih sklopih, ki jih predstavljamo spodaj. IZČRPNI VPRAŠALNIK Osebni in družinski podatki o kandidatu Kaj ste po poklicu? Kaj delajo vaši starši? Kaj delajo vaši bratje ali sestre? Ali živite s starši? Kakšen avto vozite? Ste lastnik ali najemnik stanovanja, hiše? Kako daleč od podjetja stanujete? Kaj meni vaš zakonec o vaši kandidaturi? Ali je vaš zakonec zaposlen? Kako imate urejeno varstvo otrok? Ali ste nezgodno in življenjsko zavarovani? Imate veljavno vozniško dovoljenje? Ali so vam kdaj vzeli vozniško dovoljenje? Kdaj ste bili nazadnje na zdravniškem pregledu? Kdaj ste bili nazadnje pri zdravniku? Imate kakšne kronične bolezni ali težave? Izobrazbena zgodovina kandidata Katere šole ste končali?Zakaj ste se odločili za te šole?Katere šole niste končali?Ali je vaša družina vplivala na izbiro šole? Ali ste se odločili za pravi poklic? Kako vas je šola pripravila na službo? Ali ste se tudi dodatno izobraževali? Ali ste med študijem sodelovali v kakšnih organizacijah? Zakaj niste nadaljevali šolanja? Kako vam je »šlo« v šoli? Ali se nameravate dodatno šolati in izobraževati? Ste v zadnjem letu bili na kakšnem seminarju? Naštejte tri stvari (predmete), ki ste se jih v šoli naučili in ki bi jih lahko uporabili za to delo. Kateri so bili vaši najljubši predmeti? Značajske in osebne poteze kandidata Ali menite, da ste bistroumni? Kaj so vaše odlike, vaše slabosti? Kaj vam pomeni zaposlitev? Ali se naveličate, če dolgo delate enako delo? Raje delate v skupini ali samostojno? Kakšni so razlogi za vaš uspeh? Radi delate s predmeti (stvarmi)? Radi delate z dejstvi in podatki? Radi delate z ljudmi? Ste pogosto odsotni z dela? Ali se dolgočasite s podrobnostmi? Na kak način pokažete zanimanje do dela sodelavcev? Če bi lahko izbirali, kakšno delo v podjetju bi želeli opravljati? Če bi začeli od začetka, za kakšen poklic oziroma delo bi se odločili? Kako reagirate na kritiko nadrejenega, če menite, da je neupravičena? Kaj bi naredili, če bi bil to vaš zadnji dan na zemlji? Ali bi se bili pripravljeni preskusiti na detektorju laži? Naštejte vsaj tri knjige, ki ste jih prebrali v zadnjega pol leta. Ali imate v sebi »tekmovalni duh«? Kakšna je vaša predstava o uspehu? Kako bi se počutili, če bi vaš nadrejeni bila ženska? Kakšni tipi ljudi vas spravijo »iz tira«? Na kakšen način se borite proti napetim situacijam? Ali svojemu nadrejenemu poveste svoje mnenje o stvari, čeprav je drugačno od njegovega? Ste inovativen človek? Kako pogosto se močno razjezite? Kaj ste se naučili iz svojih razočaranj? Kako se počutite in obnašate pred velikim avditorijem? Ali menite, da je edini način, da neko delo opravite dobro, če ga opravite sami? Če bi lahko izbirali, kaj bi najraje delali? Kako se razumete s svojimi sodelavci? Kaj lahko poveste o sebi? Kje ste najboljši? Kaj ste se naučili iz dosedanjih napak? Kako delate, če ste pod pritiskom? Kakšno je vaše mnenje o velikih,srednjih in malih podjetjih? Ali se imate za agresivnega človeka? Kaj menijo drugi o vašem načinu dela? Opišite idealno delo. Naštejte pet stvari, ki vas motivirajo za delo. Po čem naj bi se vas v podjetju sodelavci spominjali? Ali bi hodili v službo, če bi imeli dovolj denarja za življenje? Ste občutljivi za konstruktivno kritiko? Imate analitsko razmišljanje? Vas zanimajo raziskave? Prihajate na delo točno? Kaj je bila največja neumnost, ki ste jo doslej naredili? Kdaj se zbujate in kdaj vstajate? Kdaj hodite spat? Ste dnevni ali nočni tip človeka? Opišite svoj značaj in temperament. Iniciativnost in kreativnost kandidata Kaj naredite, ko se znajdete pred težavo? Kaj ste naredili v svoji prejšnji (sedanji) službi za to, da bi bilo vaše delo bolj produktivno? Katero je bilo za vas doslej najbolj dolgočasno delo, ki ste ga delali? Katero je bilo za vas doslej najbolj zanimivo delo, ki ste ga opravljali? Ali je pri vašem sedanjem (dosedanjem) delu mnogo stresnih okoliščin in pritiskov? Kako ste jih obvladali? Kako sprejemate pomembne odločitve? Imate pri svojem delu kakšnega vzornika? Ste sposobni delati sami, brez nadzora? Menedžerske in vodstvene sposobnosti kandidata (za kandidate za vodstvena delovna mesta) Kako bi kot vodja oddelka vzpostavili odnos s svojimi podrejenimi? Kaj naredi človeka za dobrega menedžerja? Se je že zgodilo, da ste odločali o zaposlitvi novega delavca? Povejte kaj o ljudeh, ki ste jih vi sprejeli v službo. Kako dolgo so ostali pri vas? Kako so se obnesli? Kaj bi ti zaposleni še lahko naredili, da bi bili uspešni? Na kak način komunicirate z nadrejenimi, podrejenimi? Ko se soočite s težavo - kakšen načrt aktivnosti si pripravite? Ko se odločite, ali se tega potem držite in izpeljete? Ali podrejeni prihajajo k vam s svojimi osebnimi težavami? Na kak način vodite svoj oddelek? Ste že bili v položaju, da ste odgovornosti prenesli na drugega? Znate deliti delo? Znate nadzorovati izpolnjevanje zadolžitev? Kaj naredite v primeru, da delo ni opravljeno v roku in tako kakovostno, kot je bilo dogovorjeno? Kako dobro vodite ljudi? Kaj je pomembno za dobrega vodjo oddelka? Dosedanja delovna kariera kandidata Kako pomembno je za vas doseči vrh delovne kariere? Zakaj si želite to delo? Kako dolgo boste ostali v podjetju? Kako si predstavljate sebe pri delu čez 5 / 10 let? Kakšni so vaši dolgoročni načrti za kariero? Ali ste v tem trenutku pripravljeni narediti spremembo v svoji delovni karieri? Ali si želite biti direktor tega podjetja? Želite biti direktor vašega podjetja? Si želite delo vašega sedanjega (prejšnjega) šefa? Kdaj pričakujete napredovanje? Koliko ste razmišljali o svoji prihodnosti? Kaj je bil za vas doslej največji delovni uspeh? Kaj je bil za vas doslej največji delovni neuspeh? Primernost kandidata za razpisano delovno mesto Zakaj menite, da ste primerni za to delo? Kaj pomeni za vas pojem »vodenje«? V prošnji ste navedli, da aktivno obvladate ...jezik. Lahko to sedaj preskusimo? Zakaj naj zaposlimo prav vas? Opišite svoj značilni delovni dan. Kdaj lahko nastopite delo? Ali ste pripravljeni delati tudi nadure, če je to potrebno? Kaj veste o našem podjetju? Kdo so naši trije največji konkurenti? Kakšna gibanja predvidevate v naši dejavnosti - panogi? Kaj vas zanima o našem podjetju? Kaj vas zanima o našem proizvodnem (storitvenem) programu? Ali v našem podjetju dela kak vaš sorodnik, prijatelj ali znanec? Zakaj se zanimate za to delo? Zakaj si želite delati to vrsto dela? Kakšne so vaše kvalifikacije za to vrsto dela? Kakšen bo vaš prispevek podjetju, če vas sprejmemo? Ste prepričani o svojih zmožnostih za opravljanje tega dela? Kako ste si sedaj vzeli čas, da ste prišli na pogovor? Na kak način lahko kot pripravnik koristite našemu podjetju? Ste prepričani, da ste zmožni opravljati še bolj zahtevno delo? Imate še kakšna vprašanja? Ali lahko stopimo v stik z vašim (dosedanjim) šefom? Naštejte razloge, zakaj bi vas zaposlili? Ali niste preveč kvalificirani za to delo? Plača kandidata Kakšno plačo na tem položaju pričakujete? Kakšna je po vašem mnenju primerna plača za vašo izobrazbo? Kakšna je vaša sedanja plača? Ali veste kolikšni so skupni stroški, ki jih ima podjetje za delovno mesto, za katerega kandidirate (bruto plača, prevoz, malica, dopust, regres, odsotnosti, fiksni stroški poslovanja na zaposlenega,...)? Imate še kakšne druge prihodke? Ali pričakujete še kakšne druge ugodnosti (službeni avto, GSM, zavarovanje, zdravniški pregled)? Dosedanje delovne izkušnje kandidata Zakaj ste se odločili opravljati dosedanja dela?Kaj je bil v vaši delovni karieri najbolj boleč (neprijeten) dogodek?Kaj je bila vaša največja napaka?Kakšen je vaš odnos do (do)sedanjega šefa? Zakaj želite zamenjati zaposlitev? Naštejte vsaj tri delovna področja, ki jih najraje opravljate. Naštejte vsaj tri delovna področja, ki jih najmanj radi opravljate. Opišite svojega najboljšega šefa doslej. Katero je najboljše podjetje, v katerem ste doslej delali? Opišite najboljše delo, ki ste ga doslej opravljali. Primerjajte kakovost svojega dela in dela sodelavcev. Katero delovno področje vam najbolj »leži«? Kje so vaše slabosti? Kateri dejavniki so vplivali na vaš največji dosedanji delovni uspeh? Kakšna je izobrazba vašega (do)sedanjega šefa in kaj so njegove naloge? Opišite svoj značilni delovni dan. Ali bi svoje (do)sedanje delovno mesto priporočili komu drugemu? Kakšna je bila vaša prva zaposlitev in kako ste se znašli? Kaj je bilo vaše največje razočaranja pri delu? Ali v vaši službi vedo, da želite zamenjati zaposlitev? Naštejte pet vzrokov za svoj delovni uspeh. Osebni interesi in prostočasne dejavnosti kandidata Se zanimate za šport? Imate kakšne konjičke? Ste bili med šolanjem dejavni v kakšni organizaciji? Ste član kakšnega društva? Katero rubriko v dnevnem časopisu najprej preberete? Kaj najraje gledate po televiziji? Kdaj ste nazadnje bili v kinu in kakšen film ste gledali? Opišite svoje najbolj zanimivo potovanje. Kje ste letos bili na dopustu? Kako preživljate konce tedna? Ali radi praznujete rojstne dneve? Ali radi hodite na prireditve in zabave? Če se na podlagi pogovorov ne moremo odločiti med dvema ali tremi »enakovrednimi« kandidati, moramo pripraviti drugi krog pogovorov. V tem primeru je primerno, če kandidate prosimo, da do naslednjega pogovora pripravijo svojo strategijo, vizijo in način, kako bi opravljali delo, za katerega kandidirajo. Če se tudi po drugem krogu pogovorov ne moremo odločiti za kandidata, pripravimo še tretji krog. TESTI Poleg zaposlitvenega pogovora v nekaterih podjetjih (ter zunanji kadrovski svetovalci) radi uporabljajo tudi različne teste, kot dodatni pripomoček pri dokončni izbiri kandidata. Takšni testi se največkrat uporabljajo za kandidate, ki kandidirajo na strokovna ali vodilna delovna mesta, kjer so zelo pomembni njihova osebnost in značaj ter sposobnosti vodenja in dela v skupini. Teste lahko razvrstimo v dve temeljni skupini (po Sonji Treven): 1. Osebnostni testi Osebnostne lastnosti posameznika zelo pomembno vplivajo na izvedbo dela, še posebno na delo menedžerjev, pri katerih so odločilnega pomena sposobnosti presoje, vplivanja na sodelavce in povezovanja z drugimi ljudmi v podjetju ali njihovem okolju. Uporabljamo lahko različne teste osebnosti, med katerimi so vedno bolj iskani testi poštenosti. Razlikujemo neposredne in osebnostno zasnovane teste poštenosti. Z razvojem informatike so se pojavili tudi ekspertni programi, ki omogočajo računalniško obdelavo osebnostnih testov. Pri nas ponuja podjetje Video Arts d.o.o. iz Ljubljane računalniški program Interplace, katerega rešitve osebnostnega testa temeljijo na Belbinovi lestvici vlog v skupini. Podjetje Vernar consulting d.o.o. iz Kranja ponuja teste osebnosti, ki temeljijo na Jungovih delitvah vlog posameznika. Od domačih računalniških programov naj omenim program, ki ga je izdelal dr. Bogdan Lipičnik z Ekonomske fakultete v Ljubljani. Ti računalniški programi so lahko menedžerjem in kadrovskim strokovnjakom v veliko pomoč kot dopolnilni pripomoček pri postopku izbire novih sodelavcev. Njihova uporaba je preprosta in hitra. Dobljene rezultate dobijo v zelo kratkem času - računalniški program obdela vnesene podatke in izpiše poročilo v nekaj minutah. 2. Testi umskih sposobnosti Testi umskih sposobnosti se že dalj časa uporabljajo v podjetjih v procesu izbire novih sodelavcev. S temi testi ločimo posameznike na temelju njihovih psihičnih sposobnosti. Umsko sposobnost lahko obravnavamo z več vidikov (besedno razumevanje, kvantitativna sposobnost, sposobnost za sklepanje). Besedno razumevanje se nanaša na sposobnost posameznika, da razume in uporabi besede v ustni ali pisni obliki. Kvantitativna sposobnost je povezana s hitrostjo, s katero reši posameznik različne vrste aritmetičnih problemov. Sposobnost za sklepanje pa se nanaša na sposobnost človeka, da odkrije rešitve za različne probleme. Na podlagi uporabe različnih metod in postopkov se moramo na koncu odločiti - izbrati novega sodelavca. In ker delavca najbolje spoznamo pri njegovem delu, se večina podjetij danes odloča za zaposlitev za določen čas. Kot vidite, je postopek selekcije - izbora kadrov proces, ki zahteva od vseh sodelujočih določeno znanje. Podjetja, ki nimajo svoje kadrovske službe, se v postopku izbora lahko obrnejo na agencije za kadre in te jim bodo pomagale pri izbiranju kandidatov. Da gre za zelo pomembno področje, dokazujeta tudi (prvi) knjigi o tematiki izbora kadrov, ki sta pred kratkim izšli. Avtor Radovan Kragelj je napisal priročnik Selekcijski intervju (Produktivnost d.o.o. Ljubjana), založba Primath Ljubljana pa je izdala prevod knjige Petra Verukija z naslovom Almanah razgovorov za zaposlitev .