Ob tem pa Pooblaščenec opozarja na načelo sorazmernosti (3. čl. ZVOP-1), ki pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja. Po mnenju Pooblaščenca ste od organov upravičeni zahtevati fotokopije dokumentov, kot tudi vpogled v personalne mape zaposlenih, vendar le v omejenem obsegu. V skladu z načelom sorazmernosti, po katerem morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katerega se zbirajo in nadalje obdelujejo, morajo organi na fotokopijah dokumentov oz. ob vašem vpogledu, v dokumentih prekriti vse tiste osebne podatke o zaposlenih (npr. datum rojstva, stalno prebivališče, obremenitve na plači, dodatek na delovno dobo, družinski status,..), ki niso nujni za dosego namena obdelave, to je za preverjanje pravilnosti in upravičenosti porabe evropskih sredstev.